Un autocar pour le pèlerinage ou le voyage annuel de votre association

Une paroisse, une mosquée, une communauté, un club de retraités ou de seniors, un comité des fêtes ou une amicale qui emmène ses membres en voyage a un point commun : personne ne s'inscrit seul. Quelqu'un de l'association reçoit les bulletins, relance les hésitants, encaisse les participations et finit par remettre à un transporteur une liste de noms qui bouge jusqu'à la veille. L'horaire, lui, ne se discute pas : il vient d'un office, d'une cérémonie, d'une visite réservée. Cette page explique comment se prépare, au départ de l'Île-de-France, la location d'un autocar avec chauffeur pour ce genre de groupe : un pèlerinage, une sortie culturelle, le voyage annuel ou un rassemblement, d'une journée comme de plusieurs jours.

Avec un nombre d'inscrits encore flou, commencez par les places de chaque type, décrites sur la page véhicules. D'autres sites affichent des montants pour une sortie d'un jour comme pour plusieurs jours : ils sont listés dans les repères de prix, et le tarif de votre pèlerinage sera celui du devis. Indiquez le lieu, la date et un nombre approximatif de personnes pour le demander.

Le trajet part de l'Île-de-France, de la salle paroissiale, du local de l'association, d'une place de quartier ou de plusieurs endroits à la fois. Il s'adresse à la personne qui organise, bénévole le plus souvent, et qui n'a pas à connaître le vocabulaire des transporteurs : un lieu, une date, un nombre de personnes approximatif suffisent pour commencer.

Autocar pour un pèlerinage : Chartres, Lisieux, Lourdes, trois façons d'organiser

Les lieux que visitent les associations sont très divers, et le vôtre sera peut-être un autre : une abbaye, une cathédrale, un sanctuaire, un site de mémoire, un village ou un musée. Trois destinations donnent pourtant les ordres de grandeur, de la sortie d'une journée au voyage de plusieurs jours.

Ces durées sont celles d'une voiture sur un calculateur d'itinéraire, hors circulation. Un autocar s'arrête avec son groupe, qui monte et descend, et le trajet réel est plus long : l'horaire de départ se fixe avec une marge, pas à la minute près.

Chartres est à moins d'une heure et demie de voiture. L'heure d'arrivée est celle de la visite ou de la célébration, et c'est d'elle que se fixe le rendez-vous, à l'aller comme au retour.

Lisieux demande une journée plus longue : plus de deux heures de route à l'aller, autant au retour. Un groupe qui veut passer la nuit sur place le dit dans la demande : le retour se fait alors le lendemain, et le devis n'est plus celui d'une sortie d'une journée.

Lourdes est un voyage de plusieurs jours. Les itinéraires, les étapes et ce que fait un groupe sur place ont leur page, le voyage en autocar à Lourdes. Ici, retenez le principe : avec près de neuf heures de voiture, le trajet ne se règle pas comme une sortie d'une journée.

Un long trajet : le temps de conduite d'un chauffeur est encadré

Pour un trajet de plusieurs centaines de kilomètres, le temps de conduite d'un chauffeur est encadré par la réglementation européenne, détaillée sur la page location d'autocar pour le ski.

Pour Lourdes, le trajet est long : indiquez si le groupe veut partir la veille ou faire une étape, le devis en tient compte. Si le groupe veut se faire une idée avant de décider, il peut aussi comparer avec le train dans le guide autocar ou train pour un groupe.

L'horaire vient de la cérémonie, pas du car

Dans un voyage d'association, l'heure d'arrivée n'est jamais un choix du transporteur : elle est donnée par un office, une messe de groupe, une visite guidée ou un créneau que le lieu a accordé. Les lieux le disent eux-mêmes sur leur site, chacun à sa manière, et c'est utile à savoir avant de fixer le départ.

• Lisieux. Sur son site, le sanctuaire écrit : « Si vous venez en groupe il est fortement conseillé de prendre contact avec notre service accueil ». Sa page d'informations pour les groupes propose la réservation d'une plage horaire et d'un lieu pour une célébration, de places pour le film présenté sur place ou d'un lieu de pique-nique, ainsi que l'accompagnement du groupe par un ou plusieurs guides selon sa taille.
• Chartres. Pour le pèlerinage marial à la cathédrale, le diocèse de Chartres écrit sur son site : « Nous accueillons les groupes uniquement sur réservation ». La demande passe par un formulaire renvoyé par courriel, et le rendez-vous est fixé au 18 cloître Notre-Dame, au moins quinze minutes avant le départ.
• Lourdes. Le site du sanctuaire indique que les pèlerins en groupe organisé représentent 20 % de la fréquentation. Il se définit aussi comme un sanctuaire international, ouvert à tous, quelle que soit la culture ou la religion.

Le rendez-vous du car se calcule donc à rebours : on part de l'heure de la cérémonie ou de la visite, on retire le temps pour descendre, rejoindre le lieu et se regrouper, puis la durée du trajet et une marge. Réservez d'abord le créneau auprès du lieu, ensuite demandez le devis avec cet horaire en main. L'endroit exact où l'autocar peut déposer et reprendre le groupe se confirme auprès du lieu ou de la ville avant la date, et se note sur le devis.

Un public qui monte et descend à son rythme

Quand le groupe compte des personnes âgées ou fragiles, la montée et la descente prennent du temps, et ce temps se compte dans l'horaire, à chaque arrêt. Trois choses se préparent en amont.

• Les arrêts. Dites si certaines personnes ont besoin de pauses plus fréquentes que d'ordinaire : le nombre d'arrêts allonge la durée du trajet, et le devis en tient compte.
• La mobilité. Fauteuils roulants, déambulateurs, cannes, béquilles : annoncez-les dès la demande, avec le nombre de personnes concernées. La page sur la location d'autocar pour personnes à mobilité réduite détaille ce qu'il faut préciser.
• Les accompagnateurs. Quand le groupe emmène des personnes qui ont besoin d'aide, des accompagnateurs voyagent avec elles. Ils comptent dans le nombre de places, et la place de chacun dans le car peut dépendre de la personne qu'il accompagne.

À Lourdes, le site du sanctuaire écrit que la spécificité du pèlerinage est « l'accueil et la première place donnée aux pèlerins malades », et que des hébergements spécifiques leur sont dédiés. Un groupe qui emmène des personnes malades ou en situation de handicap peut en parler à l'avance au lieu d'accueil comme à celui qui conduit le car.

Un nombre d'inscrits qui se fixe tard

Dans une association, les inscriptions arrivent par vagues : quelques-uns le jour de l'annonce, d'autres après le bulletin paroissial ou le dernier repas du club, d'autres encore au dernier moment, parce qu'un conjoint a guéri ou qu'une voisine s'est décidée. La liste définitive se connaît souvent quelques jours avant le départ.

Le nombre de personnes se dit clairement dans la demande. Indiquez le nombre d'inscrits à la date où vous écrivez, le nombre que vous espérez et la date à laquelle la liste sera arrêtée. Si la liste change de façon importante, parlez-en tôt, le devis en tient compte.

Une petite amicale de 22 personnes au plus peut se tourner vers le minicar de 22 places. Les montants publiés ailleurs et leurs cadres se lisent dans le guide des prix.

Prendre en charge plusieurs quartiers ou plusieurs communes

Les membres d'une paroisse ou d'une amicale n'habitent pas tous au même endroit : l'un près de l'église, l'autre de l'autre côté de la commune, un troisième à Paris. Faire venir tout le monde à un seul point de départ est souvent le plus simple, mais ce n'est pas toujours possible, notamment pour des personnes qui ont du mal à se déplacer.

Une prise en charge à plusieurs endroits se demande dans le devis : indiquez les points de rendez-vous et l'ordre dans lequel le car doit passer, avant de partir pour le lieu du pèlerinage. Chaque arrêt allonge le trajet et le temps de montée, et c'est pourquoi le devis a besoin de la liste des adresses. Aulnay-sous-Bois (voir la page location d'autocar en Seine-Saint-Denis) et la porte Maillot (voir Paris), dans le tableau plus haut, ne sont que deux repères : le groupe part de l'adresse que vous indiquez.

Le retour demande la même attention. Si une partie du groupe est déposée près d'une gare, d'une paroisse ou d'un domicile, indiquez les points de dépose : ils allongent le trajet et fixent l'heure de fin de la journée.

Plusieurs jours : l'hébergement et les sorties sur place

Dans un voyage de plusieurs jours, il faut prévoir l'hébergement des membres : un hôtel, une maison d'accueil, une résidence. À Lisieux, par exemple, le sanctuaire écrit que ses maisons d'accueil sont à la disposition des groupes pour dormir et se restaurer. Quel que soit le lieu, ce choix a des conséquences sur le trajet : l'adresse de l'hébergement donne celle de la dépose le premier soir et de la reprise le dernier matin.

Dites si le groupe a des sorties sur place, une journée dans un village voisin ou un autre lieu, le devis en tient compte. Dites aussi si le programme comprend des déplacements dans la ville entre l'hébergement et le lieu de la cérémonie : ceux que le groupe ne peut pas faire à pied sont à indiquer dans la demande.

Pour un autre lieu en Normandie, la page sur le voyage en autocar au Mont-Saint-Michel donne le trajet depuis l'Île-de-France.

Ce qu'il faut préciser pour demander un devis

Voici ce qu'il faut préciser pour un groupe d'association :

• le lieu, la date et, pour un voyage de plusieurs jours, la date de retour ;
• l'horaire de la cérémonie, de l'office ou de la visite qui fixe l'arrivée, et le créneau obtenu auprès du lieu s'il y en a un ;
• le nombre d'inscrits aujourd'hui, le nombre attendu et la date d'arrêt de la liste ;
• les adresses de prise en charge et l'ordre dans lequel le car doit passer ;
• le nom du responsable du groupe et la personne à joindre le jour du départ ;
• le nombre de personnes à mobilité réduite, avec fauteuil ou déambulateur, et d'accompagnateurs ;
• le matériel à charger : bannières, instruments, sonorisation, paniers de pique-nique, caisses ;
• l'adresse de l'hébergement, les sorties prévues sur place et le jour du retour ;

Ces éléments se renseignent dans le formulaire de devis.

Questions fréquentes

Faut-il connaître le nombre exact de participants pour demander un devis ?

Indiquez le nombre d'inscrits du jour, le nombre espéré et la date d'arrêt de la liste. Si la liste change beaucoup, signalez-le tôt, le devis en tient compte.

Que se passe-t-il si le pèlerinage est annulé ?

Sauf accord écrit différent, l'indemnité due au transporteur croît par paliers : 30 % du prix si l'annulation tombe entre 30 et 21 jours avant le départ, jusqu'à la totalité du prix le jour du départ (article 11 du contrat type). Le barème en cinq tranches est détaillé dans les conditions de vente.

Le car peut-il prendre le groupe à plusieurs endroits ?

Cela se demande dans le devis, avec les points de rendez-vous dans l'ordre que vous donnez. Chaque arrêt allonge le trajet et le temps de montée : indiquez toutes les adresses dès la demande pour que le devis et l'horaire en tiennent compte.

Un trajet jusqu'à Lourdes peut-il se faire en une journée ?

Le trajet est long : en voiture, sans circulation, il faut compter environ 8 h 51 depuis Aulnay-sous-Bois, et le temps de conduite d'un chauffeur est encadré (voir la page du ski). Indiquez si le groupe veut partir la veille ou faire une étape, le devis en tient compte. La page voyage en autocar à Lourdes détaille l'itinéraire.

Le groupe compte des personnes à mobilité réduite : que préciser ?

Le nombre de personnes concernées, le type d'aide (fauteuil, déambulateur, canne) et le nombre d'accompagnateurs. La page autocar pour personnes à mobilité réduite détaille ce qui se précise dans la demande.

Qui règle l'horaire sur place, avec le sanctuaire ou le lieu visité ?

C'est le groupe, par son responsable : le créneau de visite ou de cérémonie se réserve auprès du lieu. Indiquez cet horaire dans la demande, le devis en tient compte ; le rendez-vous se confirme avant la date.

Votre association prépare un pèlerinage, une sortie ou un voyage annuel ? Demandez un devis pour votre groupe en indiquant le lieu, la date, l'horaire de la cérémonie, le nombre d'inscrits et les adresses de départ.